Βασίλης Κέφης στο pagenews.gr: Tο κλειδί της απλοποίησης και απλούστευσης των λειτουργιών

Ο Βασίλης Κέφης Καθηγητής Τμήματος Δημόσιας Διοίκησης  Παντείου Πανεπιστημίου Κοινωνικών και Πολιτικών Επιστημών γράφει στο pagenews.gr για το κλειδί της απλοποίησης και απλούστευσης των διαδικασιών.

Ο εκτεταμένος ανταγωνισμός που υφίστανται οι οικονομικές μονάδες έχει δημιουργήσει την ανάγκη δραστηριοποίησης σε νέα επίπεδα και τομείς. Μια σχετικά καινούρια παράμετρος στις σύγχρονες απαιτήσεις είναι η υιοθέτηση ποιοτικών διαδικασιών.

Στη Δημόσια Διοίκηση, η εφαρμογή αρχών και πρακτικών Διοίκησης Ολικής Ποιότητας, συμβάλει στην ενίσχυση της αποτελεσματικότητας των λειτουργιών της και στον περιορισμό σημαντικών προβλημάτων (γραφειοκρατία, πελατειακές σχέσεις, ενίσχυση της επιμόρφωσης των εργαζομένων, κ.ά.).

Η μεθοδολογία του Ανασχεδιασμού Επιχειρηματικών Διαδικασιών (Business Process Reengineering-BPR) αποτελεί μία από τις σημαντικότερες προσεγγίσεις διαχείρισης αλλαγών με σκοπό την άμεση βελτίωση της αποδοτικότητας, του επιπέδου ποιότητας των αγαθών και υπηρεσιών και τη μείωση του λειτουργικού κόστους.

Είναι συχνό φαινόμενο σε επιχειρήσεις – οργανισμούς οι υφιστάμενες διαδικασίες να είναι αναποτελεσματικές και δύσχρηστες. Έτσι, σε πολλές περιπτώσεις δημιουργείται η ανάγκη οι διαδικασίες αυτές να σχεδιαστούν από την αρχή. Μεθοδολογικά, η βελτίωση υφισταμένων επιχειρησιακών διαδικασιών μέσα από τον ανασχεδιασμό τους αποδίδεται ως Ανασχεδιασμός Επιχειρησιακών Διαδικασιών, που αποτελεί απόδοση στα ελληνικά του όρου Business Process Reengineering (BPR), μιας φιλοσοφίας-και όχι στρατηγικής-βελτίωσης της απόδοσης των οργανισμών μέσω της επίτευξης αλλαγών στις διαδικασίες τους. Το BPR συμβάλει στην αναδιοργάνωση, στην αυτοματοποίηση ή στον μετασχηματισμό ενός οργανισμού χωρίς να  συγχέεται με αυτές τις έννοιες, γιατί εστιάζει στην παραδοχή ότι τα προβλήματα που αντιμετωπίζουν οι οργανισμοί βασίζονται στη δομή και στη λειτουργία των διαδικασιών τους. Ο πυρήνας της φιλοσοφίας του είναι οι επιχειρησιακές διαδικασίες, οι ριζικές και θεαματικές αλλαγές, η χρήση της τεχνολογίας και οι οργανωσιακές αλλαγές.

Η εφαρμογή του ανασχεδιασμού επιχειρησιακών διαδικασιών οδηγεί σε σημαντικές μεταβολές στη δομή, στη κουλτούρα και στους ανθρώπινους πόρους του οργανισμού.

Εφαρμογή μεθοδολογίας

Για την ορθολογική εφαρμογή του BPR ακολουθούνται τα εξής βήματα:

Στάδιο 1ο: Σχέδιο Ανασχεδιασμού

Στο πρώτο στάδιο εξασφαλίζεται ότι η αλλαγή καθορίζεται από οργανωτικές και στρατηγικές προτεραιότητες. Αυτό σημαίνει ότι προσδιορίζεται η στρατηγική, αναπτύσσεται το πλαίσιο των βασικών και υποστηρικτικών διεργασιών, πραγματοποιείται εσωτερικός έλεγχος για την εύρεση των ευκαιριών και των απειλών που επιδρούν στη στρατηγική, προσδιορίζονται δραστηριότητες οι οποίες αν βελτιωθούν θα έχουν μεγάλη συνεισφορά στη μείωση του κόστους και αναπτύσσεται το σχέδιο αναδιοργάνωσης των διεργασιών που περιλαμβάνει απαντήσεις στο τι, ποιος, πότε.

Στάδιο 2ο: Ορισμός του έργου

Στο δεύτερο στάδιο οι διαδικασίες που ακολουθήθηκαν από το πρώτο στάδιο αποτελούν τις εισροές. Εδώ προσδιορίζονται:

• Η ομάδα ηγεσίας που κατευθύνει, συντονίζει και επιβλέπει.
• Η ομάδα προγραμματισμού που σχεδιάζει και υλοποιεί τον ανασχεδιασμό.
• Η ομάδα γραμματειακής υποστήριξης.
• Οι οικονομικοί και χρονικοί στόχοι, ο δείκτης ικανοποίησης των πολιτών-πελατών κ.ά.
• Το χρονικό πλαίσιο των εργασιών (διάγραμμα Gantt).
• Οι διεργασίες που επηρεάζονται από αυτή που ανασχεδιάζεται.
• Οι υποθέσεις και οι περιορισμοί του έργου.
• Τα χρονικά όρια και οι δεσμεύσεις.

Στάδιο 3ο: Ανάλυση και Σχεδιασμός Διαδικασίας

Στο συγκεκριμένο στάδιο η ομάδα ανασχεδιασμού και η ομάδα υποστήριξης:

• χαρτογραφούν τη διεργασία ως υφίσταται (process maping),
• επισημαίνουν τα προβλήματα που προκαλούν την αναποτελεσματικότητα της διεργασίας,
• χρησιμοποιούν τεχνικές μέτρησης-βελτίωσης (διάγραμμα αιτίας – αποτελέσματος),
• προσδιορίζουν μια σειρά δραστηριοτήτων μετάβασης από αυτό που υφίσταται σ’ αυτό που πρέπει να γίνει, ώστε να προσδιοριστούν εκ νέου οι στόχοι,
• σχεδιάζουν τα βήματα, τα σημεία και τις τεχνικές μέτρησης της νέας διαδικασίας,
• αναπτύσσουν ένα σύνολο προτάσεων με αναλύσεις κόστους-ωφελειών,
• αναπτύσσουν σχέδια εκτέλεσης υψηλού επιπέδου.

Στάδιο 4ο: Υλοποίηση

Στη φάση της υλοποίησης συχνά συναντώνται αντιδράσεις και γι’ αυτό είναι αναγκαίο να συμμετέχει σ’ αυτήν ένα μεγάλο ποσοστό του ανθρώπινου δυναμικού. Η φάση αυτή περιλαμβάνει:

• τη μετάβαση στη διαδικασία υλοποίησης,
• την αντιμετώπιση των μεταβολών-αλλαγών και την επίδρασή τους,
• τον καθορισμό των ομάδων, του χρονοδιαγράμματος, των αναγκών επιμόρφωσης και επικοινωνίας
• την έναρξη ροής των πληροφοριών,
• την ανάπτυξη λεπτομερών σχεδίων υλοποίησης,
• την εγκατάσταση,
• την ψηφιοποίηση των συστημάτων.

Στάδιο 5ο: Διαχείριση Διαδικασίας Ανασχεδιασμού

Το τελικό στάδιο περιλαμβάνει την παρακολούθηση και τη συνεχή βελτίωση της διαδικασίας, προκειμένου να μην αποτύχει η προσπάθεια ανασχεδιασμού.

Για να μπορέσει ένας οργανισμός να εφαρμόσει BPR, να επιλέξει τη σωστή μεθοδολογία και να υλοποιήσει το κατάλληλο σχέδιο αναδιοργάνωσης, πρέπει να δημιουργήσει ένα αποδοτικό και εφικτό όραμα. Αυτό μπορεί να επιτευχθεί μέσω:

• του σωστού συνδυασμού προσώπων που θα απαρτίζουν μια ομάδα η οποία πρέπει να στέκεται στο μέλλον και να εξετάζει το παρελθόν, παρά να στέκεται στο παρόν και να βλέπει το μέλλον,
• ξεκάθαρων στόχων και πλήρους κατανόησης των σκοπών του έργου και
• ενός οράματος που βασίζεται σε ένα σύνολο αρχών καθοδήγησης και εφικτότητας.

Ο Βασίλης Κέφης είναι Καθηγητής Τμήματος Δημόσιας Διοίκησης  Παντείου Πανεπιστημίου Κοινωνικών και Πολιτικών Επιστημών